Е-трудова книжка для ФОП: які документи сканувати та як подати дані до ПФУ
До 10 червня 2026 року українці, зокрема й фізичні особи-підприємці, мають оцифрувати паперові трудові книжки та подати дані до Пенсійного фонду. Разом із відомостями про періоди підприємницької діяльності можна додати скановані копії інших документів про стаж: дипломів, військового квитка, свідоцтв про народження дітей чи паперової трудової книжки, якщо вона збереглась. Про це повідомляє сайт «Дебет-Кредит».
Які дані треба подавати
Е-трудова книжка формується Пенсійним фондом на основі:
- відомостей про трудову діяльність (прийняття на роботу, переведення, звільнення, присвоєння розряду тощо);
- періодів підприємницької діяльності;
- сканованих копій документів про стаж: дипломів, свідоцтва про народження дитини, військового квитка, паперової трудової книжки.
Документи для ФОПів
Для підтвердження періодів роботи підприємця до 01.01.2004 подаються:
- документи про сплату страхових внесків (платіжні доручення, квитанції банків, довідки ПФУ);
- свідоцтва про сплату єдиного податку чи торгові патенти.
Періоди після 01.01.2004 підтверджуються автоматично — за даними системи персоніфікованого обліку.
Як подати скановані копії
- Авторизуватися на вебпорталі ПФУ за допомогою КЕП.
- У розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудові відносини».
- Додати скановані копії документів у форматі jpg/pdf (до 1 Мб, кольорові, 300 dpi).
- Підписати звернення КЕП та надіслати до ПФУ.
- Результат перевірки з’явиться у вкладці «Мої звернення».
Що робити з паперовою трудовою книжкою
- Після сканування паперова книжка залишається у працівника.
- Якщо оцифрування не завершене й працівник звільняється — роботодавець видає книжку в день звільнення.
- До 10.06.2026 триває «перехідний період», коли роботодавці й застраховані особи передають дані для включення у Реєстр.
Відповідальність за порушення
За неправильне ведення або зберігання трудових книжок передбачена дисциплінарна, адміністративна та фінансова відповідальність (штраф — від 510 до 8000 гривень). Під час воєнного стану штрафи можуть не застосовуватись, якщо порушення виправлені вчасно.
Чому це важливо знати
Електронна трудова книжка спрощує підтвердження стажу та нарахування пенсій. Для ФОПів і працівників перехід на цифровий формат зменшує ризик втрати документів, а також дає швидший доступ до даних у ПФУ. До завершення терміну оцифрування залишилося менше ніж рік, тож важливо підготувати й завчасно подати скан-копії.
